第一条档案是学校的财富，也是部门开展工作的参考和凭证。为了加强江湾校区管委会的档案业务建设，进一步提高档案管理水平，保证本部门档案完整、齐全归档，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》及《复旦大学档案工作条例》的要求，特制定本规定。
第二条江湾校区管理委员会档案是指本部门在各项活动中形成的、反映本部门主要职能活动和基本历史面貌，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条工作机构及职责
（一）江湾管委会档案工作在学校档案馆的监督和指导下进行。管委会成立档案工作小组，主任为本部门档案工作的分管领导，部门配备具有较好政治业务素质的专（兼）职档案员，建立和完善本部门的档案工作制度，做好本部门档案的收集、整理和归档工作。
（二）部门领导职责
1.将档案工作纳入本部门的议事日程（每学期至少研究一次档案工作），帮助专（兼）职档案员解决工作中的实际困难。
2.组织本部门人员学习档案法规，执行学校档案工作的规章制度。
3.疏通渠道，严格制度，督促本部门工作人员在日常工作中注意文件材料的形成和积累，积极配合专（兼）职档案员做好立卷归档工作。
4.协同学校档案馆，对本部门文件材料预立卷、整理组卷、归档验收的全过程进行监督、检查，确保本部门归档工作质量。
5.负责检查、考核本部门专（兼）职档案员履行档案岗位职责的情况。
（三）专（兼）职档案员职责
1.坚持平时预立卷，根据本部门不同种类文件材料形成特征，制定预立卷类目，合理分类存放，便于平时利用和立卷归档。
2.负责本部门文件材料的保管和整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
3.主动接受档案馆的业务指导和督促检查，按规定时间向档案馆归档。
4.忠于职守，遵守纪律，积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。
第四条归档的内容和范围
（一）上级文件材料
1.上级下发或转发的法规性文件、需要执行的文件。
2.上级下发或转发的需要参考的文件。
4.国家、省、学校领导视察、检查工作时的重要批示、讲话、题词、照片、音视频材料等。
（二）本单位的文件或材料
1.以管委会名义制发或与其它单位联合签发的正式文件、无字号文件，如请示、报告、通知、函等。
2.规章制度、计划总结、大事记、年鉴、统计报表。
3.各类会议记录纪要、举办的重大活动材料（包括音视频材料）。
4.本部门集体荣获的校级以上奖励证书。
5.本部门工作简报。
6.上报下批的干部任免、调配、培训，专业技术职务评定、聘任，党、团员、干部花名册，报表、纪律检查、职工录用、转正、定级、调资、退职、退休、抚恤、死亡及干部奖惩等有关文件材料。（部门自存）
7.来信来访材料及领导批示，处理的记录、摘要及调查处理报告等材料。（部门自存）
第五条归档要求
根据本部门归档范围和档案预立卷类目收集整理材料，特别注意本部门重大活动形成的文字材料（含纸质、电子版）和声像材料的归档。
1.归档的文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求。
2.归档的文件材料要完整、系统、准确。
3.归档文件必须是原件。
4.保持归档文件材料间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编目编号。
5.凡是OA系统的发文，应将发文稿和正式文件打印、盖章后归档。
6.部门档案员应将归档文件条目输入到《复旦大学档案管理系统》中，并同时上传本部门形成的电子文件。
第六条归档时间
根据学校档案管理工作的要求，管理类档案在文件形成的第二年5月份之前立卷，由管委会主任审定后，向学校档案馆归档。
第七条档案的借阅
查（借）阅档案应按照学校档案管理制度办理有关查（借）阅手续，遵守学校档案馆的管理规定，爱护文件、资料，不得污损、涂改、圈点、折卷和抽页等。